Mã số, mã vạch chuẩn GS1 là công cụ quan trọng giúp quản lý chuỗi cung ứng, truy xuất thông tin nguồn gốc và thương mại hóa sản phẩm trên toàn cầu. Trong bối cảnh hội nhập, nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam có nhu cầu sử dụng mã số, mã vạch do đối tác nước ngoài cung cấp. Vậy doanh nghiệp cần thực hiện những thủ tục gì để được sử dụng hợp pháp?
Điều kiện sử dụng mã số, mã vạch nước ngoài
– Được cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp phép; hoặc
– Được chủ sở hữu của mã nước ngoài ủy quyền sử dụng.
– Trong trường hợp sử dụng mã nước ngoài thông qua ủy quyền, doanh nghiệp phải thông báo với cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền tại Việt Nam để được xác nhận việc sử dụng.
Thủ tục xác nhận sử dụng hoặc ủy quyền mã số, mã vạch nước ngoài
Hồ sơ gồm có:
– Đơn đề nghị xác nhận sử dụng mã nước ngoài hoặc ủy quyền sử dụng mã số, mã vạch (theo Mẫu số 15 và Mẫu số 16 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 74/2018);
– Trường hợp xác nhận sử dụng mã nước ngoài:
+ Bản sao thư, hợp đồng ủy quyền từ đối tác nước ngoài;
+ Bằng chứng chứng minh quyền sở hữu hợp pháp của đơn vị ủy quyền;
+ Danh mục sản phẩm tương ứng với mã số, mã vạch được ủy quyền.
– Trường hợp xác nhận ủy quyền sử dụng mã nước ngoài cho bên thứ ba:
+ Bản sao hợp đồng hoặc thư ủy quyền;
+ Danh mục sản phẩm tương ứng với mã số, mã vạch ủy quyền.
Hình thức nộp hồ sơ:
Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ bằng 02 cách:
– Nộp trực tiếp tại cơ quan thường trực về mã số, mã vạch (kèm bản chính để đối chiếu).
– Gửi qua bưu điện về cơ quan thường trực về mã số, mã vạch (nộp bản sao được công chứng hoặc bản sao y bản chính có ký tên, đóng dấu).
Trình tự xử lý và cấp giấy xác nhận:
– Nếu hồ sơ chưa đầy đủ: Trong vòng 05 ngày làm việc, cơ quan tiếp nhận hồ sơ sẽ phản hồi để doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung.
– Nếu hồ sơ hợp lệ và đầy đủ, sau khi doanh nghiệp nộp các khoản phí theo quy định, trong vòng 20 ngày làm việc, cơ quan chức năng sẽ cấp:
+ Giấy xác nhận sử dụng mã nước ngoài (Mẫu số 17); hoặc
+ Giấy xác nhận ủy quyền sử dụng mã số, mã vạch (Mẫu số 18).
Việc sử dụng mã số, mã vạch chuẩn GS1 nước ngoài tại Việt Nam cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của pháp luật về mã số mã vạch nhằm đảm bảo tính hợp lệ và khả năng truy xuất thông tin, nguồn gốc sản phẩm. Doanh nghiệp nên chủ động chuẩn bị hồ sơ đúng quy định để được xác nhận sử dụng một cách thuận lợi và nhanh chóng.
